Excel（エクセル）の基本の使い方～ショートカットキーを覚えよう～
今回は基本に立ち返り、Excel画面の見方や基本的な使い方、便利なショートカットキーについて解説していきたいと思います。そんなことは知っている！という方も復習がてらお付き合いください。知らなかったことが見つかるかもしれません。
Excelとは
改めて、Excel（エクセル）とは何か説明できますか？
もちろん皆さんご存知だと思いますが、Microsoft社が開発、販売している表計算ソフトのことですね。表計算ソフトとは、「表」と「計算」を組み合わせて答えを導き出したり、グラフを作成するためのソフトのことです。
Excelは方眼紙のようなマス目でできており、行を数値、列をアルファベットで表しています。このマス目のことをセルと呼び、列のアルファベットと行の数値を合わせたものがセル一つ一つの名称になります。
このセルに様々なデータや計算式を入力し、大量のデータから欲しい情報を抽出したり、グラフで視覚的にわかりやすく見せたりできるのがExcelです。
Excel画面の見方
それでは簡単にExcel画面の見方をおさらいしましょう。
※ 利用端末やバージョンによって画面に違いがありますのでご了承ください。
・クイックアクセスツールバー
「クイックアクセスツールバー」はよく利用するコマンドをアイコンで表示してくれる箇所の名称です。コマンドの表示／非表示は一番右にある下矢印をクリックすることで追加／解除できます。
・タイトルバー
「タイトルバー」はBook名（Excelファイル名）を表示する箇所です。
・タブ
機能の種類ごとに表示の切り替えをできるものが「タブ」です。タブを選択すると下の「リボン」が切り替わります。
・リボン
「タブ」によって切り替わる機能群です。「リボン」から様々な機能を選択し、表の装飾やグラフの作成などを行います。
・数式バー
現在選択しているセルの数式やデータを表示する箇所です。
・シート見出し
シート名やアクティブな（現在表示中の）シートを確認できる箇所です。シートとはノートでいうページのようなもので、シート見出しの右にある「＋」をクリックすることで、同じBook内（ファイル内）にたくさんのシートを持つことができます。シート名の変更はシート見出しをダブルクリックすることで変更できます。
・ズームスライダー
拡大／縮小表示ができる機能です。また、ズームスライダーを使わなくても[control（Ctrl）]キーを押しながらマウスホイールを回すことで拡大／縮小することができます。
Excelの基本の計算方法
Excel画面の大まかな見方をおさらいしたところで、基本的な計算方法についてみていきましょう。
セルに計算したい数値を並べて入力し、計算結果を表示したいセルに四則演算記号や関数を用いて計算します。
・四則演算記号を利用した計算方法
- 足し算：+
- 引き算：-
- 掛け算：*
- 割り算：/
計算結果を表示したいセルで「=（イコール）」から入力を始めることで、計算式だと認識させることができます。
以下に簡単な例を記載します。
・足し算
・引き算
・掛け算
・割り算
・関数を利用した計算方法（例：SUM、AVERAGE）
- SUM関数：合計値
- AVERAGE関数：平均値
関数を利用して計算する際も「=（イコール）」から入力します。
関数を利用すると、選択した範囲の合計値や平均値などが簡単に計算できるので、データが多い場合は基本的には関数を利用した方が効率的です。
例えば以下画像のように「C2セル」「D2セル」「E2セル」の合計値を出したい場合、C2セルからE2セルまでドラッグすることで範囲選択することができます。ドラッグで範囲選択すると数式バーには「C2:E2」と表示されました。
平均値を出したいときも同様です。
電卓のように単純な計算をしたいのであれば四則演算、データの多いものを一括で計算したいなら関数を利用しましょう。今回もっともポピュラーなところでSUM関数とAVERAGE関数を例としましたが、Excelには様々な機能をもった関数が存在しており、それらを組み合わせることで複雑な計算式を作成することも可能です。
パソコン教室わかるとできるでは様々な関数を学べる講座をご用意していますので、ご興味があればぜひチェックしてみてください。
このブログでも定期的に関数の解説記事をあげていますのでよろしければそちらも合わせてご覧ください。
Excelの便利なショートカットキーを覚えよう
それではExcelのショートカットキーをご紹介します。どれも手間が省け、業務の効率アップに繋がるものばかりですので、よく使うものから覚えていきましょう。以下のショートカットキーはWindowsパソコンをメインにご紹介しています。
・セルのデータ入力
| 選択したセルをコピーする | Windows [Ctrl] + [C] ／ Mac [⌘] + [C] |
| 選択したセルの上のセルをコピーして貼り付け | Windows [Ctrl] + [D] ／ Mac [⌘] + [D] |
| 選択したセルの左のセルをコピーして貼り付け | Windows [Ctrl] + [R] ／ Mac [⌘] + [R] |
| 選択したセルへコピーの貼り付け | Windows [Ctrl] + [V] ／ Mac [⌘] + [V] |
| 複数セルに同じ文字列・値を入力 | Windows [Ctrl] + [Enter] ／ Mac [⌘] + [Enter] |
| 選択したセルに今日の日付を入力 | Windows [Ctrl] + [ ; ] ／ Mac [Ctrl] + [ ; ] |
| 選択したセルに現在の時刻を入力 | Windows [Ctrl] + [ : ] ／ Mac [⌘] + [ ; ] |
・セルの移動
| A1セル(左上)に移動 | Windows [Ctrl] + [Home] |
| 表の最後のセルに移動 | Windows [Ctrl] + [End] |
・検索・置換
| 検索ダイアログボックスを表示する | Windows [Ctrl] + [F] ／ Mac [Ctrl] + [F] |
| 検索ダイアログボックスの置換を表示する | Windows [Ctrl] + [H] ／ Mac [Ctrl] + [H] |
・セルの挿入
| セルを挿入 | Windows [Ctrl] + [Shift] + [＋] |
| 行を挿入 | Windows [Alt] + [ I ] + [R] |
| 列を挿入 | Windows [Alt] + [ I ] + [C] |
・関数の入力
| SUM関数(合計値) | Windows [Alt] + [Shift] + [=] |
| SUM関数(合計値) | Windows [Alt] + [M] + [U] + [S] + [Enter] |
| AVERAGE関数(平均値) | Windows [Alt] + [M] + [U] + [A] + [Enter] |
| MAX関数(最大値) | Windows [Alt] + [M] + [U] + [M] + [Enter] |
| MIN関数(最小値) | Windows [Alt] + [M] + [U] + [ I ] + [Enter] |
たくさんのショートカットキーをご紹介してきましたが、これ以外にもExcelにはたくさんのショートカットキーが存在します。人によってよく使うショートカットは変わってきますので、自分なりに使いやすいものを覚えて作業を時短しちゃいましょう！
表やグラフの作り方
記事がかなり長くなってきたので、サラッといきますね。
例として、とあるホームページのユーザー数や問合せ数で表を作成するとします。数値は適当なものです。
横軸を月、縦軸を項目で分けてみました。
表の見た目を簡単にきれいにしたいときは「テーブルとして書式設定」が便利です。
表のどこかのセルを選択している状態で「ホーム」タブの中から「テーブルとして書式設定」を選択し、お好みのデザインに変更しましょう。
わずか数クリックでこんな感じに変更できました。
次にグラフを作成します。表を選択した状態で「挿入」タブより、グラフを選択しましょう。
グラフを選択しただけで上記のようなグラフが出来上がりました。
このままでは問合せ数の変化がわかりづらいため、問合せ数のグラフを第2軸に変更し折線グラフにしてみます。
すっごいざっくりになりましたが、こんな感じで表やグラフが簡単に作れてしまうのがExcelという表計算ソフトですよ、ということでした。
パソコンの便利さを実感するにはExcelを勉強するといいと聞いたことがあります。複雑な計算式でもExcelなら簡単且つ正確に結果を出せたり、そこからグラフで視覚的にわかりやすく表現できたり、というのがパソコンならではだからなのだと思います。様々な関数を組合せたり条件分岐させたりという記述はまさにプログラミングに通づるところがあります。
今回は基本に立ち返り、Excelとは何なのか、から基本的な使い方までおさらいしてみました。皆さんもショートカットキーや関数を使いこなし、Excelができる人を一緒に目指しませんか？
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