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エクセルでデータをソート(並び替え)する方法とは?

ソート(並び変え)でできることとは?

おそらく説明が不要なほどみなさんが使われている機能かと思いますが、一応ご説明しますと、エクセルのソートを利用することでデータを数字の大きい順や小さい順に一瞬で並び替えることができます。

数字だけでなくひらがな、カタカナ、ローマ字、漢字などの文字データでも並び変えることができるので、読み仮名でなまえ順にソート、などもできますね。(漢字は正しくソートされないことがあります。解決方法は後述します。)

あとは、例えば都道府県の人口を多い順に並び替えてみたとき、「○○県は○番目だ」ということが一瞬でわかります。

ただ表を眺めているだけではわからないことも、ソートを行うことで気付くことができるかもしれません。

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昇順と降順を並び替える方法

いつも悩みがちですが、数値の低い方から高い方へ昇っていく(表としては下へ下がっていく)のが昇順、逆が降順です。一番上のセルが一番低い数値になるのが昇順ですね。番号順に並べたいときは「昇順」、得点の高い順などに並べたいときは「降順」になります。

さて、そんな昇順と降順にソートするには2つの方法があります。

①ホームタブ「並べ替えとフィルター」をクリックして昇順又は降順を選択

②データタブ「並べ替え」の左にある昇順、降順のボタンをクリック

  • 昇順・・・小さい順に並び替
  • 降順・・・大きい順に並び替え

文字をソートする場合は昇順で五十音の「あ」から順に、降順で「ん」から順にソートされます。

色で並び替える方法

1.ホームタブ「並べ替えとフィルター」から「ユーザー設定の並べ替え」をクリック

2.並べ替えに利用する列、並べ替えのキーから「セルの色」、並べ替えたい色をそれぞれ選択

色以外でもフォントの種類、フォントの色、セルのアイコンでも並び替えることが可能です。普段からよく見る項目には目印になるように色をつけたりアイコンを付けておくと便利かもしれませんね。

複合の条件でソートする方法

1.ホームタブ「並べ替えとフィルター」の「ユーザー設定の並び替え」を選択

2.レベルの追加で並び替える列とキー、順序を設定

上記のように複数の並べ替えを条件にした場合は、上から順に優先されて並べ替えられます。例で見ると、「人口増減率」を1番優先し、2つ目の条件として「総人口」で並べ替えられます。

結果を見てみると令和元年の人口増加率1位が「東京:7.1%」2位「沖縄:3.9%」3位「埼玉:2.7%」(以下略)でした。これ1番目のソートで同じ数値がでないと複数ソートの意味ないですね。んー、例えば1番目のソートで関東地区など地区別にソートしたあと、2番目のソートで人口増加率でソートする、とかですかね。まぁ、これは失敗例ということで・・。

あ、今回例として総務省統計局の都道府県別人口と人口増減率を利用させていただきました。こういうデータは面白いですね。唯一男性が女性より多いのが愛知県なんだーとか、知らないことに気づきました。ソート関係ないですけどね。

ユーザー設定リストを活用してオリジナルで並び替える

ユーザー設定リストを使えば自分で決めた順番に並べ替えることもできます。

過去のブログで都道府県名を北から南の順番にソートする方法について、ユーザー設定リストの活用を踏まえて解説していますので、詳しくはそちらをご覧ください。

TIPS【Excel】都道府県名を北から南の順番にソート(並べ替え)したい時

SORT関数を使用して並び替える方法

SORT関数はマイクロソフトのサブスクリプションサービスOffice365で使える関数です。SORT関数を使えば、並び替えた列だけを抽出して別のセルに表示することも可能です。

抽出したデータを表示したいセルに『=SORT(配列,[並べ替えインデックス],[並べ替え順序],[並べ替え基準])』を入力します。

  • 配列:並べ替える範囲
  • [並べ替えインデックス]:ソートの基準となる行(または列)を表す数値
  • [並べ替え順序]:1(昇順)/-1(降順)
  • [並べ替え基準]:FALSE(行でソート)/TRUE(列でソート)

上記例ではK10セルに「=SORT(A10:I56,7,1,FALSE)」と入力してみました。
並べ替えインデックスで7を指定したのは7番目の列(総人口)を基準としたためです。

このように元の表を崩さずに別な表として表示することができました。同じデータなのにコピーして別表を作ってしまうと、データに変更が入った際、間違いの元になりかねないため、そんな時はSORT関数を使うといいと思います。

ソート(並び替え)を行う際の注意点

・セルを結合しているとエラーになる

並び替えを行なっても結合したセルがあるとエラーが出てしまうため、データを管理する場合は結合をしないよう注意しましょう。

・漢字が五十音順に並ばない

これは漢字へ変換する前の入力を覚えており、その読み仮名を基準にソートをするからです。毎度正しく入力したセルしかないのであれば、この状態でも正常にソートできますが、大概の人はコピー&ペーストを多用しているはずですので、そこでソートがおかしくなってしまいます。

解決策としては「ふりがなの編集」で正しい読み方へ修正するか、はじめから隣のセルによみがなの列を作り、そちらでソートをかけることで問題を回避できます。

・1行目の見出しまで並び替えられてしまう

1行目の見出しまで一緒に並び替えられてしまうことがありますが、「ユーザー設定の並び替え」の「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックをすることで見出しをソートに含まない設定ができます。

ソート(並び替え)をマスターしてExcelを使いこなしましょう!

ソートを始めとして、さまざまな機能を使いこなすことができればExcelの業務効率を上げることができます。

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