教室ブログ

掲示用の一覧を作っています。担当者が3人そろわない日もあり、今日はA2が佐藤、B2が空欄、C2が高橋です。D2に「佐藤 / 高橋」と出して、名前のないところには区切りを増やしたくありません。

TEXTJOIN関数が向いているよ。どんな文字で区切るかと、空白のセルを飛ばすかを指定できる。担当者欄は今のまま使い、掲示用のD列にだけ読みやすい形を作ろう。

今回は途中が空いていますが、末尾や先頭の欄が空く日もあります。

そこもまとめて試そう。見出しはA1からD1に「担当1」「担当2」「担当3」「掲示用」。2行目は佐藤と高橋の間が空き、3行目は鈴木・田中の後ろが空く。4行目は中央の小林だけ、5行目は斎藤・山田・森の3人。6行目は全員未入力の例だよ。

空欄のところにはハイフンや「なし」を入れますか？

今回は何も入れないでおこう。「なし」やハイフンを入れると入力された文字なので、空欄を飛ばす設定でも結果に残るよ。空白に見える全角スペースや半角スペースも、入力されていれば文字として扱われる。まず本当に空のセルで動きを見よう。

どこに式を入力すればいいですか？

掲示用のD2をクリックして =TEXTJOIN(" / ",TRUE,A2:C2) と入力し、Enterキーを押そう。最初の " / " が区切り文字で、スラッシュの前後に半角スペースを1個ずつ入れている。TRUEは空のセルを飛ばす指定、A2:C2はつなぐ担当者の範囲だよ。

D2は「佐藤 / 高橋」になりました。名前の並び順はどう決まりますか？

指定した範囲を左から読んでいくので、A2の佐藤が先、C2の高橋が後になる。空のB2を飛ばした結果、区切りは2人の間に1つだけ入る。D2を選び直すと、セルには掲示用の結果、上の数式バーには式が見えるよ。

次の行にも使いたいです。式に書いたA2:C2は、コピーしてもそのままですか？

D2を選び、右下の小さな四角にポインターを合わせる。左ボタンを押したままD6まで下へ動かし、D6で離してみよう。この式の参照には $ がないので、D3ではA3:C3、D4ではA4:C4へ変わる。先頭と末尾の欄が空く4行目は「小林」だけ、5行目は「斎藤 / 山田 / 森」だね。3行目の「鈴木 / 田中」も見ておこう。

全部空欄の6行目は、D6も空欄のように見えます。

うん。D6には式が入り、表示は空の文字列になる。D6を選択すれば数式バーで式を確認できるよ。見た目だけでは未入力のセルと区別しにくいので、式が入っているか判断したいときは数式バーを見よう。

FALSEを指定すると、見た目はどうなりますか？

練習用の複製で、D2のTRUEだけをFALSEへ変え、=TEXTJOIN(" / ",FALSE,A2:C2) としてみよう。空欄B2の位置も含めてつなぐので、結果は「佐藤 / / 高橋」となり、区切りが2つ現れる。空欄を詰めて読みやすくしたい掲示用には、TRUEへ戻そう。

それなら、担当がいない位置も読み取れるようにしたいときは、FALSEが候補になるのですね。

そう。どちらを使うかは、空欄の位置を残す必要があるかで決める。見る人が空欄の意味まで知らない場合は、掲示用のまとめと元の担当者欄を残しておくと確認しやすい。今回は名前だけが分かればよいのでTRUEにして、結果を元の行と見比べよう。

B2が空欄に見えるのに、区切りが余ることもありますか？

例えば、B2にスペースが1個あると名前は見えないのに文字が入っている。練習用ならB2を選んでDeleteキーで内容を消し、D2を確認しよう。職場の表では、消す前に元データのコピーを取るか、入力した人に内容を確かめると安全だね。

B2に「鈴木」を入れたら、D2は「佐藤 / 鈴木 / 高橋」に変わりました。

その動きで合っているよ。次にB2を空に戻すと「佐藤 / 高橋」に戻る。式を直さず元の入力から表示を作り直せるのが便利なところだね。掲示先へ結果だけを渡したい場合は、D列をコピーし、別の場所へ［値］で貼り付けるとその時点の文字列を残せる。

同じ担当者が二つの欄に入っていたら、自動で一人分にまとまりますか？

TEXTJOINは指定したセルを順に結合するよ。同じ名前が入力された欄が二つあれば、結果にも二回並ぶ。担当の重複を点検する作業と、掲示用に結合する作業は分けて考えよう。

区切りは必ずスラッシュである必要はないのですね。

うん。読点なら式の最初を "、" に変える。今回はスラッシュを使うので半角の二重引用符も含めて入力しよう。MOS Excel 365の一般レベルでは、TEXTJOINが文字列を操作する関数として公式の出題範囲に載っている。区切り、空白の扱い、元の範囲を順に説明できると練習になるよ。