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ビジネスマン向け：データ共有の基本と注意点

USB・クラウド・メール添付の安全な使い分け

仕事で欠かせない「データ共有」。
しかし、共有方法を誤ると、情報漏えい・ウイルス感染・業務停止といった重大なトラブルにつながる可能性があります。

本記事では、ビジネスマンが押さえておきたい
USB・クラウド・メール添付の特徴と安全な使い分けについて解説します。

なぜデータ共有はリスクになりやすいのか

情報漏えい事故の多くは、

• 紛失

• 誤送信

• 不正アクセス

といった人為的ミスが原因です。

「いつもやっているから大丈夫」という認識が、事故の引き金になります。

USBメモリ：便利だがリスクが高い手段

特徴

• インターネット接続がなくても使用できる

• 大容量データを簡単に持ち運べる

注意点

• 紛失・盗難による情報漏えいリスクが高い

• ウイルス感染の媒介になりやすい

• 社外PCで使用するとデータ流出の恐れがある

安全な使い方

• 業務では原則使用しない

• 使用する場合は暗号化USBを利用する

• 使用後は速やかにデータを削除する

持ち運びが容易な点は、同時に大きなリスクでもあります。

クラウド：最も有効だが管理が重要

特徴

• いつでもどこでもアクセス可能

• バックアップとしても有効

• 複数人でのデータ共有に適している

注意点

• 共有設定ミスによる公開状態

• 不要なアカウントへのアクセス権残存

安全な使い方

• 閲覧のみ、編集可など権限を明確に分ける

• 共有期限を設定する

• 定期的にアクセス権を見直す

クラウドは便利ですが、設定管理を怠ると危険性が高まります。

メール添付：身近だが事故が多い方法

特徴

• 即時に送信できる

• 相手を選ばず利用できる

注意点

• 宛先間違いによる誤送信

• 添付ファイル経由のウイルス感染

• パスワード別送忘れ

安全な使い方

• 個人情報や重要資料は原則添付しない

• やむを得ない場合はパスワード付きZIPを使用する

• パスワードは別経路で送付する

送信前の最終確認が、事故防止の最大のポイントです。

データ共有の基本的な使い分け

まとめ

データ共有では、利便性よりも安全性を優先することが重要です。

• USBは極力使わない

• クラウドは設定を必ず確認する

• メールは誤送信に細心の注意を払う

この基本を守るだけで、多くのトラブルは未然に防げます。
日常業務の中で、ぜひ一度、データ共有の方法を見直してみてください。