PowerPointに文字を詰め込みすぎる方へ｜伝えたいことを1枚に絞る基本
こんにちは！パソコン教室わかるとできる高島平校インストラクターの浅木です。
会議資料を作るため、Wordの説明文をPowerPointへ貼り付けたら、1枚が文字でいっぱいになった。文字を小さくすると全部入りそうですが、発表中に読んでもらえず、どこが大切なのか伝わりにくくなります。
PowerPointでは、1枚に一つのメッセージを置くのが基本です。文字を減らす前に、「この1枚を見た相手に、何を分かってほしいか」を一文で決めます。長い説明は、結論、理由、次の行動へ分けると整理しやすくなります。
失敗の原因は、文章をそのまま見せようとすることです
会議や研修で画面に映して使うPowerPointは、発表者の説明を助ける役割があります。報告書の全文を1枚へ入れると、聞き手は画面を読むことに集中し、発表内容を聞きにくくなります。
最初に、元の文章から一番伝えたい結論を探します。次に、その結論を理解するために必要な数字や理由を選びます。詳しい説明は、次のスライド、配布資料、発表者の言葉へ分ける方法があります。
長い文章を三つへ分けます
たとえば、社内研修の案内を作るなら、内容を次の三つへ分けます。
- 結論：研修を行う目的
- 根拠：今どんな課題があるか
- 次の行動：参加者に何をしてほしいか
一枚目で目的、二枚目で課題、三枚目で参加方法を示すと、1枚ごとの役割がはっきりします。スライドの枚数を増やすことが目的ではありません。聞き手が今どの話を聞いているか分かるように区切ることが大切です。
たとえば、修正前の「10月から受付方法が変更されるため、申請者は新しい用紙を使用してください」という文章は、見出しを「10月から受付方法を変更」、補足を「対象：申請者」「行動：新しい用紙を使用」と分けられます。文章をただ消すのではなく、結論と必要条件へ分ける考え方です。
修正前と修正後で、見る順番を比べます
修正前は、見出しの下に長い文章が続き、重要な数字も本文に埋もれています。修正後は、結論を短い見出しにし、必要な数字を大きく一つ、補足を短く置きます。
色や図形を増やす前に、文字だけで役割を分けてみましょう。見出しを読めば結論が分かるか、補足は結論を支えているか、なくても意味が変わらない文章はないかを確認します。
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デザイン前に答えたい三つの質問
- 誰に見せる資料ですか
- この1枚で何を分かってほしいですか
- 見た後に何をしてほしいですか
相手が同僚なのか、お客様なのか、初めて内容を知る人なのかで、必要な説明量は変わります。発表時間や職場のひな型が決まっている場合は、その条件も確認します。
よくある失敗は、文字を減らす代わりに図形や写真を増やし、かえって視線の行き先を増やすことです。飾りを足す前に、見出しと必要な情報だけで伝わるかを見てみましょう。
高島平校では、構成から操作まで順番に学べます
高島平校では、PowerPointの基本操作やスライド作成を、自分のペースで学べます。文字入力、図形や写真の配置、スライドショーの確認など、必要な内容へ順番に進めます。
仕事の資料そのものを見せなくても、「長い説明を1枚に入れてしまう」「どこを見出しにすればよいか分からない」といった困りごとを相談できます。個人情報や社内情報を含まない練習例で確認できます。
きれいさより、伝わる一文から始めましょう
PowerPointの見やすさは、色やアニメーションだけで決まりません。相手に伝えたいことを一文へ絞り、その一文を支える情報だけを置くと、読む順番が分かりやすくなります。
発表者が話すことと、画面に残すことを分けます
スライドに書かなかった内容が、不要とは限りません。背景や詳しい説明は発表者が話し、後で確認してほしい内容は配布資料へ置く方法があります。画面に残すのは、話を聞く人が今どこを見ればよいか分かる言葉と、判断に必要な数字や図です。
発表前には、スライドだけを読むのではなく、実際に声に出すつもりで順番を確認します。見出しを読んだ後に何を話すか、次のスライドへ移る理由があるか、最後に相手へ何をしてほしいかを確かめます。操作の練習と同じように、伝える流れも一度試すと直す場所が見えてきます。
短くした結果、必要な条件まで消えていないかを、最後に元の文章と照合することも忘れないようにしましょう。
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