Excelの名前付き範囲で数式を読みやすくする方法｜MOS対策
こんにちは！パソコン教室わかるとできる高島平校インストラクターの浅木です。
=C2*(1+$F$2)という数式を見て、C2とF2が何を表すのかすぐに分かりますか。自分で作った直後は覚えていても、数週間後や別の人が開いたときは、表をたどらないと意味を確認できないことがあります。
Excelでは、セルやセル範囲に「売上」「税率」などの名前を定義できます。名前を数式に使うと、=売上*(1+税率)のように計算の意味を読み取りやすくできます。今回は一つの計算で基本を確認します。
税抜売上と税率が離れた表を使います
C2に税抜売上5,400円、F2に税率10%が入っています。通常のセル参照で税込売上を計算するなら、=C2*(1+$F$2)と入力します。
この式自体は正しく、絶対参照も使われています。ただしC2とF2という位置だけでは、中身の意味が数式から伝わりません。名前付き範囲は、セル参照に分かりやすい呼び名を付ける機能です。
名前ボックスからセルに名前を付けます
最初にC2セルを選びます。数式バーの左側にある名前ボックスを選び、売上と入力してEnterキーで確定します。
次にF2セルを選び、同じ方法で税率と入力してEnterキーを押します。入力しただけで別のセルへ移動すると確定されないことがあるため、最後にEnterを押すところまで行います。
名前ボックスの一覧から売上を選ぶとC2へ、税率を選ぶとF2へ移動できます。名前がどのセルを参照しているかを、この操作でも確かめられます。
名前を使って数式を入力します
D2セルに次の式を入力します。
=売上*(1+税率)
結果は5,940円です。計算内容はセル参照の式と同じですが、「売上に1+税率を掛ける」と読めます。
入力中に名前の候補が表示された場合は、一覧から選ぶと表記の間違いを防げます。日本語入力の状態や変換結果によっては、定義した名前と異なる文字になることがあるため、数式バーで確認します。
名前には付けられない形式があります
名前の先頭に数字は使えません。2026売上ではなく売上2026のようにします。また、A1やR1C1などセル参照と同じ形の名前は使えません。
半角スペースも使えないため、複数の単語を分けたい場合はアンダースコアを使う方法があります。消費 税率ではなく消費税率や消費_税率にします。
短すぎるaや意味の広すぎるデータより、用途が分かる名前を付けます。ただし長すぎる名前は数式が読みにくくなるため、ブックの中で命名ルールをそろえましょう。
名前の適用範囲を意識します
名前には、ブック全体で使える名前と、特定のワークシートだけで使う名前があります。名前ボックスから基本的な名前を作ると、通常はブック全体から参照できます。
同じ名前を別の意味で複数作ると、どのセルを参照しているのか分かりにくくなります。小さな練習では一意で分かりやすい名前を使い、既存の名前を確認してから追加します。
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［名前の管理］で参照先を確認できます
［数式］タブの［名前の管理］を開くと、ブックに定義された名前、参照先、適用範囲などを一覧で確認できます。名前を作り間違えたときは、ここで編集または削除します。
名前を削除すると、その名前を使った数式が#NAME?になることがあります。使われていないと思っても、削除前に数式との関係を確認しましょう。共同で使うブックでは、他の人が参照している可能性もあります。
名前付き範囲はセルの保護ではありません
セルに税率という名前を付けても、F2セルの入力がロックされるわけではありません。F2を変更すれば、名前を参照する数式の結果も更新されます。
名前は参照を分かりやすくする機能です。入力を禁止したい場合はシートの保護、入力できる値を制限したい場合はデータの入力規則など、目的に合う別の機能を使います。
複数行の計算では名前の付け方を考えます
今回の売上はC2という一つのセルへ付けた名前です。C2:C5の範囲全体へ売上一覧という名前を付けることもできますが、同じ式を各行へコピーする用途ではテーブルの構造化参照など別の方法が分かりやすい場合があります。
名前付き範囲は何にでも付ければよいのではなく、共通の税率、目標値、検索範囲など、繰り返し参照する重要なセルや範囲から使うと効果を実感しやすくなります。
MOS Excel 365の学習にもつながります
Microsoft公式のMO-210技能一覧には、名前付き範囲の作成が含まれます。技能一覧への記載は、試験で必ず出題されることを保証するものではありません。
練習では、セルを選ぶ、名前を定義する、名前を数式で使う、名前の管理で参照先を確認する、という一連の流れを行います。完成した数式だけでなく、名前が正しいセルへ結び付いているかを説明できるようにしましょう。
小さなブックで練習してみましょう
B1に目標値100、B3:B7に5件の実績を用意します。B1へ目標という名前を付け、隣の列で=B3/目標と入力すると、目標に対する達成率を計算できます。
名前を使わない=B3/$B$1とも比較し、どちらも同じ結果になることを確認します。そのうえで、数式を後から読み返したときに意味が分かりやすいかを比べてみてください。
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