ビジネス文書の基本マナー：Wordで差がつく資料作成術
「伝えたい内容は同じはずなのに、なぜか自分の資料は見てもらえない…」
そんな悩みを抱えていませんか？
実は、ビジネス文書の見た目や構成によって、相手の印象は大きく変わります。
Wordでの資料作成も、ちょっとしたマナーや工夫で「伝わる資料」に変えることができるのです。
■ 見落としがち！？ビジネス文書の3つの基本マナー
1．フォントとサイズの統一
文章がバラバラなフォント・サイズだと読みづらく、相手にストレスを与えてしまいます。
推奨フォント：MS明朝・MSゴシック・游ゴシック
推奨サイズ：本文10.5pt〜11pt／見出しは14〜16ptで太字
2．余白と行間に余裕を
詰めすぎた文字は「忙しそう・雑に見える」原因に。
ページレイアウトで余白を整え、行間は1.2～1.5倍を目安にすると読みやすくなります。
3．敬語や言い回しのチェック
正しいビジネス敬語の使い方も重要。
「ご確認くださいませ」→「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」など、丁寧な印象に。
■ Wordでできる！見やすい文書作成のテクニック
✅ スタイル機能で見出しを整理
Wordには「見出し1」「見出し2」といったスタイル機能があります。
文章に構造を持たせて、読み手の理解を助けましょう。
✅ 段落とインデントを活用
箇条書きや説明の段落にはインデントをつけて、文章を整然と見せるのがポイント。
✅ 図・表・写真を効果的に配置
資料にグラフや画像を挿入する際は、「図の挿入」機能を使ってレイアウトを崩さないようにしましょう。
✅ 自動目次でプロっぽく仕上げる
スタイル機能を使っていれば、自動的に目次を生成できます。長文のレポートや企画書に最適！
■ 文章力×パソコンスキルで“伝わる資料”を
どれだけ良い内容でも、読みづらかったり誤字が多かったりすると、伝えたいことが相手に届きません。
Wordを上手に使えば、信頼感・伝達力・印象力の3つがグンとアップします。
■ 教室で身につく「実務で活かせるWord術」
パソコン教室わかるとできるでは、実際のビジネスシーンを想定した文書作成を基礎から学べます。
書類作成、企画書、報告書など、現場で“使える”スキルを丁寧に指導しています。
■ まとめ
Wordは「ただ文章を書くソフト」ではありません。
“伝える力”を形にするビジネスツールです。
ぜひ、マナーと機能の両方を身につけて、あなたの仕事に磨きをかけてくださいね。
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