失敗しないデータ受け渡し術 ― ビジネスマンが押さえるべき共有ルール ―
みなさん、こんにちは！静岡市葵区にあるパソコン教室「わかるとできる すみや流通どおり校」です。
資料の共有は日常業務の一部ですが、
「なんとなくその場の方法で送っている」方も多いのではないでしょうか。
便利さを優先すると、思わぬリスクを抱えることになります。
今回は、実務目線での判断基準に絞って整理します。
まず考えるべきは「相手」と「目的」
データ共有で最初に考えるべきは、
誰に渡すのか（社内／社外）
一度きりか、継続か
修正が発生するか
容量はどの程度か
この4点です。
方法は“手段”であって、目的ではありません。
USBは「最終手段」と考える
物理的に渡せる安心感はありますが、
紛失リスク
コピー拡散の危険
管理責任の所在が曖昧
といった問題があります。
どうしても使用する場合は、
暗号化・利用後のデータ削除・持ち出し記録を徹底しましょう。
クラウドは「管理」ができて初めて安全
便利だからこそ、設定ミスが事故になります。
特に注意すべきは：
共有リンクの公開範囲
編集権限の付けすぎ
不要になった共有の放置
クラウドは「渡す」のではなく、
「アクセス権を与える」感覚が重要です。
メール添付は「確認作業」が命
誤送信は技術の問題ではなく、確認不足です。
送信前に必ず：
宛先
添付ファイル
ファイル名
内容の最終版確認
を行う習慣をつけましょう。
忙しいときほど、事故は起こります。
本当に大切なのは「共有後」
多くの方が見落としがちなのが、共有後の管理です。
不要になったデータは削除しているか
アクセス権は適切か
バックアップはあるか
共有は「送って終わり」ではありません。
まとめ
データ共有はITスキルではなく、
ビジネス基礎力の一部です。
安全に共有できる人は、
仕事も信頼も積み重ねられます。
当教室では、実務で使えるファイル管理・共有設計まで具体的に指導しています。
今一度、自分の共有方法を見直してみませんか。
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