ビジネスマン向け：パソコンで業務改善事例紹介【第2弾】
みなさん、こんにちは！静岡市葵区にあるパソコン教室「わかるとできる すみや流通どおり校」です。
― 実際の現場から学ぶ「ムダを減らす」工夫 ―
「もっと効率よく仕事ができないか」
そう思いながらも、日々の業務に追われて改善まで手が回らない方は多いのではないでしょうか。
今回は、実際の職場で行われたパソコンを使った業務改善事例を紹介し、
そこから得られる考え方・学びを整理します。
事例①：毎月の集計作業を「手入力」から「自動集計」へ
改善前
Excelに数値を毎回手入力
計算ミスが起こりやすい
月末になると残業が増える
改善後
元データを1つの表に集約
関数（SUMIF・COUNTIFなど）で自動集計
月次作業が30分 → 5分に短縮
学びポイント
👉 「入力」より「集計」に時間を使っていないか？
手で数えている作業は、ほぼ確実に自動化できます。
「毎回同じことをしている作業」は改善候補のサインです。
事例②：ファイル探しにかかる時間を半分以下に
改善前
デスクトップやダウンロードにファイルが散乱
「あの資料どこだっけ？」が日常化
改善後
フォルダ構成を
「年度 → 業務内容 → 日付＋件名」に統一ファイル名に【日付＋目的】を明記
学びポイント
👉 整理は「性格」ではなく「仕組み」
探す時間は立派なムダ。
誰が見ても分かるルールを決めることで、引き継ぎも楽になります。
事例③：会議メモを「議事録作成のため」から「共有用」に変更
改善前
メモは個人用
後から議事録を作るのに時間がかかる
改善後
Googleドキュメントでリアルタイム共有
決定事項・ToDoをその場で明確化
会議後の作業がほぼゼロに
学びポイント
👉 「後でまとめる」は最大の非効率
その場で共有・確定できる形にすると、
会議後の「やった？やってない？」が消えます。
事例④：メール対応を「全部読む」から「仕分ける」へ
改善前
重要なメールが埋もれる
受信箱を開くたびにストレス
改善後
ルール設定で自動振り分け
「要対応」「通知のみ」を分離
学びポイント
👉 情報は減らすより「分ける」
全部を平等に扱うと、重要なものほど見失います。
業務改善の共通点
今回の事例に共通しているのは、次の3点です。
特別なツールは使っていない
小さな不便を放置しなかった
「毎回やっている作業」を疑った
業務改善は、大きな改革ではなく
**「いつもの作業にツッコミを入れること」**から始まります。
まとめ：まずは1つ、ムダを見つける
いきなり全部を変える必要はありません。
毎日やっている作業
毎週・毎月必ず発生する作業
「仕方ない」と思っている作業
この中に、改善のヒントは必ずあります。
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