【ビジネスマン向け】パソコンでここまで変わる！実際の業務改善事例を紹介
みなさん、こんにちは！静岡市葵区にあるパソコン教室「わかるとできる すみや流通どおり校」です。
皆さんは、日々の仕事の中で「もっと効率化できないかな…」と感じたことはありませんか？
じつは ちょっとしたパソコンの使い方で、驚くほど業務がスムーズになることがあります。
今回は、実際の現場で行われた「パソコンを使った業務改善」の事例をご紹介します。
明日からすぐに活かせるヒントがきっと見つかります！
◆ 事例①：Excelの集計を自動化して、残業ゼロに
ある営業チームでは、毎日の売上集計を手入力で行っていたため、1時間以上かかっていました。
改善ポイント
SUM・COUNTIF・VLOOKUPなどの関数を導入
毎日の入力フォーマットを統一
ピボットテーブルで瞬時に集計
結果
作業時間が「1時間 → 5分」に短縮
入力ミスもほぼゼロ
毎日発生していた残業が解消
「関数を覚えるだけ」でここまで仕事が変わる好例です。
◆ 事例②：Wordの差し込み印刷で大量文書を一括作成
人事部では、社員宛の文書を一つ一つ作成していたため、毎回コピー＆ペーストのミスが発生していました。
改善ポイント
Wordの「差し込み印刷」で自動作成
Excelから名前・住所・部署を取り込み
レイアウトのテンプレート化
結果
文書作成時間が1/5に
ミスがなくなりチェック作業も減少
異動・採用の繁忙期でもスムーズに対応
Wordの機能を使いこなすだけで、大量作業もストレスなく完了できるようになります。
◆ 事例③：クラウドストレージで「探す時間」をゼロに
書類をメールで共有していたチームでは、最新版がわからずファイル名が増える一方でした。
改善ポイント
OneDrive / Google Drive を導入
フォルダ構成を見直し、共有ルールを作成
バージョン履歴で変更点も管理
結果
ファイル探し時間がほぼゼロに
最新版の混乱が解消
在宅勤務・出張中もリアルタイムで共同編集
クラウドを使うことで、チーム全体の情報共有スピードが劇的に上がります。
◆ 事例④：ショートカットキーで作業スピード2倍に
事務チームでは、コピー＆貼り付けやウィンドウ切り替えをマウスだけで行っていたため、どうしても作業が遅くなっていました。
改善ポイント
Ctrl＋C / Ctrl＋V を習慣化
Alt＋Tab で瞬時にアプリ切り替え
Windows＋E でエクスプローラーをすぐ開く
結果
作業スピードが約2倍に
肩こり・疲労感も軽減
PC操作に自信がつき生産性アップ
「時間がかかっている理由はスキル不足ではなく、使い方を知らないだけ」という、よくある改善例です。
◆ まとめ：今日からできる業務改善は、パソコンの中にある
今回ご紹介した事例は、どれも特別なシステムを導入したわけではありません。
✔ Excelの関数
✔ Wordのテンプレート
✔ クラウドの使い方
✔ ショートカットキー
こうした基本的な操作だけでも、
ムダな時間を減らし、仕事の質を高めることができます。
「パソコンをもっと使いこなしたい」「職場で役立つスキルを身につけたい」
そんな方は、ぜひ当パソコン教室までお気軽にご相談ください！
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