ビジネスマン向け：プレゼンの伝え方入門 話す順番、資料の見せ方、オンライン発表の基本
みなさん、こんにちは！静岡市葵区にあるパソコン教室「わかるとできる すみや流通どおり校」です。
仕事の中で、プレゼンテーションをする機会は意外と多いものです。
会議での報告、提案書の説明、社内研修、オンラインでの打ち合わせなど、「人前でわかりやすく伝える力」は、さまざまな場面で求められます。
しかし、いざ話そうとすると
「何から話せばいいかわからない」
「資料を作ったのに、うまく伝わらない」
「オンラインだと反応が見えず不安」
と感じる方も多いのではないでしょうか。
今回は、プレゼン初心者の方にも取り入れやすいように、話す順番・資料の見せ方・オンライン発表の基本をわかりやすくご紹介します。
1．プレゼンで大切なのは「上手に話すこと」より「伝わること」
プレゼンというと、「堂々と話す」「話し方がうまい」といったイメージを持つ方もいるかもしれません。
もちろん話し方も大切ですが、もっと重要なのは相手に内容がきちんと伝わることです。
そのためには、次の3つを意識すると効果的です。
- 何を伝えたいのかを明確にする
- 相手が理解しやすい順番で話す
- 資料を見やすく整える
つまり、プレゼンは“話術”だけではなく、“構成”と“見せ方”が大きなポイントになります。
2．話す順番の基本は「結論から」
プレゼンでありがちなのが、前置きが長くなってしまうことです。
話している本人は丁寧に説明しているつもりでも、聞いている側は「結局何が言いたいのだろう」と感じてしまうことがあります。
そこでおすすめなのが、結論から話す方法です。
基本の流れは次のとおりです。
伝わりやすい話し方の順番
- 結論
- 理由
- 具体例
- もう一度結論
たとえば、
「この業務はExcelで管理する方法に変更したいと考えています。
理由は、手書き管理よりも入力ミスを減らせて、集計も早くなるためです。
実際に、一覧表にしておけば検索や並べ替えもでき、必要な情報をすぐ確認できます。
そのため、今後はExcelでの管理に切り替えることを提案します。」
このように話すと、相手が内容をつかみやすくなります。
最初に結論を示すことで、聞く側は安心して話を追いやすくなります。
3．1回のプレゼンで「伝えたいこと」は絞る
あれもこれも伝えようとすると、かえって印象に残らなくなります。
特に短いプレゼンでは、一番伝えたいことを1つか2つに絞ることが大切です。
たとえば営業の提案なら、
- この商品で何が改善できるのか
- なぜ今導入すべきなのか
社内報告なら、
- 現状どうなっているのか
- 次に何をすべきか
このように、相手に持ち帰ってほしいポイントを明確にしておくと、プレゼン全体がすっきりします。
4．資料は「読むもの」ではなく「見て理解するもの」
プレゼン資料を作るとき、つい文章をたくさん入れてしまうことがあります。
ですが、資料に文字が多すぎると、相手は読むことに集中してしまい、話を聞きにくくなります。
資料は、話す内容をそのまま書く場所ではなく、理解を助けるための道具です。
見やすい資料のポイント
- 1枚に情報を詰め込みすぎない
- 文章は短く、要点だけにする
- 重要な数字やキーワードを目立たせる
- 図や表を使って視覚的に伝える
- フォントや色を統一する
たとえば、長い文章で説明するよりも、
「売上推移」「比較表」「流れ図」などを使う方が、短時間で伝わりやすくなります。
5．資料の見せ方は「一目でわかる」が理想
プレゼン資料は、開いた瞬間に何を伝えたいページなのかがわかることが理想です。
たとえばスライド1枚ごとに、
- このページでは何を伝えたいのか
- どこを見ればよいのか
- 見たあとに何を理解してほしいのか
を意識して作ると、資料の質が大きく変わります。
スライド作成で意識したいこと
- タイトルで結論を示す
- 内容は3点以内にまとめる
- 余白をしっかり取る
- 色は使いすぎない
たとえばタイトルが「売上報告」だけだと曖昧ですが、
「売上は前年比110％で好調」とすると、そのページの要点がすぐ伝わります。
6．話すときは「全部読まない」
プレゼン中、資料に書いてある文章をそのまま読んでしまうと、単調になりやすくなります。
また、聞き手は「それなら資料を読めばいい」と感じてしまうこともあります。
大切なのは、資料に書いてあることを補足するように話すことです。
たとえば、
- 資料には要点だけを書く
- 話すときに背景や具体例を足す
- 大事なところで少し間を取る
これだけでも、かなり伝わり方が変わります。
話すスピードは、少しゆっくりめを意識すると安心です。
緊張すると早口になりやすいので、普段よりワンテンポ落として話すくらいがちょうどよいこともあります。
7．オンライン発表は「対面以上にわかりやすさ」が大事
オンラインのプレゼンでは、会場の空気や相手の反応がつかみにくいため、対面以上に丁寧な進め方が必要です。
オンライン発表で気をつけたい基本
- 最初に今日の流れを伝える
- 画面共有する資料は文字を大きめにする
- マイク音量や周囲の雑音を確認する
- カメラ位置を意識して話す
- 話の区切りごとに確認を入れる
たとえば、
「ここまででご不明点はありますか」
「次に2つ目のポイントに入ります」
といった一言があるだけで、相手はついていきやすくなります。
オンラインでは表情や空気感が伝わりにくい分、言葉で区切りを示すことが大切です。
8．オンラインでは「見た目」と「環境」も大切
内容がよくても、画面が暗い、音が聞き取りにくい、背景が散らかっているなど、環境面で印象を損ねてしまうことがあります。
次の点も確認しておきましょう。
発表前のチェックポイント
- 顔が暗く見えないか
- マイクに雑音が入っていないか
- 通信環境は安定しているか
- 背景に余計なものが映っていないか
- 画面共有する資料以外が見えていないか
また、通知が表示されないようにしておくことも重要です。
発表前には、不要なアプリを閉じておくと安心です。
9．緊張しても大丈夫。準備でかなり変わる
プレゼンが苦手な方の多くは、「うまく話せなかったらどうしよう」と不安を感じています。
ですが、実際には、上手に話すことよりも事前準備ができているかどうかの方が大きく影響します。
おすすめなのは、次の準備です。
- 最初の一言を決めておく
- 結論を短く言えるようにする
- スライドごとに話す要点をメモしておく
- 一度声に出して練習する
- 時間を測って通してみる
特に「最初の一言」が決まっていると、話し始めがぐっと楽になります。
最初さえ出れば、その後は流れに乗りやすくなります。
10．プレゼン力は、少しずつ身につけられる
プレゼンは、特別な才能が必要なものではありません。
話す順番を整えること、資料を見やすくすること、相手目線で考えること。
こうした基本を積み重ねることで、少しずつ伝わりやすいプレゼンができるようになります。
最初から完璧を目指さなくても大丈夫です。
まずは、
- 結論から話す
- 資料を詰め込みすぎない
- オンラインでは丁寧に区切る
この3つを意識するだけでも、大きな一歩になります。
まとめ
ビジネスの場で求められるプレゼンは、難しい言い回しや派手な演出よりも、わかりやすく伝えることが何より大切です。
今回のポイントをまとめると、
- 話す順番は「結論 → 理由 → 具体例 → 結論」
- 資料は文字を詰め込みすぎず、見て理解できる形にする
- オンライン発表では、区切りや確認を意識して丁寧に進める
プレゼンに苦手意識がある方こそ、基本を押さえることで大きく変わります。
仕事で「伝える場面」が増えてきた今こそ、プレゼンの基本を身につけてみませんか。
＜お問い合わせ＞ 今すぐお問い合わせいただき、快適なITライフをスタートさせましょう！
☎054-655-3018
まずは、相談だけでもOKです！
スキルアップ・資格取得・初心者様、今年こそITスキルを！とお考えの方！
皆さんのパソコンやスマホに関する悩みを解消していただき、少しでも皆様が快適に生活できるようにお手伝いできればと思います。
＊『無料お試し体験』は、どなたでもご参加いただけます。
目的、スキルチェック等のカウンセリングを行ったあと、お客様に合わせたカリキュラムを作成いたします。ぜひ一度お問い合わせください。
「授業の様子」「インストラクターの指導方法」「教材」など
目で見て、しっかり確認してからのご入会をおすすめします！
体験について
教育給付金制度
厚労省認定コースがございます。
詳しい内容は下記バナーからご確認いただくか、教室にお問い合わせください。
教室からのお知らせ
MOS試験お申込み
« 前の記事へ