教室ブログ

• 2026-03-28
• その他

みなさん、こんにちは！静岡市葵区にあるパソコン教室「わかるとできる　すみや流通どおり校」です。

「同じ内容の文書を、相手ごとに名前だけ変えて何枚も作りたい」
そんなときに便利なのが、Wordの差し込み印刷です。

学校や職場では、案内文・宛名ラベル・通知文・証明書など、同じレイアウトで内容の一部だけが変わる文書を作る機会がよくあります。
1枚ずつ手作業で作ると時間がかかり、入力ミスも起こりやすくなります。

今回は、Wordの差し込み印刷の基本と、個々のドキュメントに変換した後の印刷時の注意点について、分かりやすくご紹介します。

差し込み印刷とは

差し込み印刷とは、Wordで作ったひな形に、Excelなどの名簿データを差し込んで、複数人分の文書を自動で作成する機能です。

たとえば、次のような用途で活用できます。

• 案内状
• 宛名印刷
• 受講案内
• 証明書
• 個人別のお知らせ
• 会員向けの通知文

「氏名」「住所」「学科」「会員番号」などを差し込めるため、同じ文書を何十枚、何百枚と作る作業がぐっと楽になります。

差し込み印刷の基本的な流れ

差し込み印刷は、主に次の流れで行います。

1. Excelで元データを作成する

まずは差し込みに使う一覧表をExcelで用意します。
1行目には見出しを入れ、その下にデータを入力します。

例：

この見出しが、あとでWord側の「差し込みフィールド」になります。

2. Wordで文書のひな形を作る

次に、Wordで共通部分の文書を作成します。

例：

○○様

このたびは「△△講座」にお申し込みいただき、ありがとうございます。
受講コースは「□□」です。

この「○○様」や「□□」の部分に、あとでExcelのデータを差し込みます。

3. 差し込みフィールドを挿入する

Wordの［差し込み文書］タブから、Excelファイルを読み込み、必要な場所に差し込みフィールドを入れます。

例：

• 氏名
• 住所
• コース名

これにより、1つのひな形から相手ごとの文書が自動生成されます。

4. 結果をプレビューして確認する

差し込み内容に誤りがないか、プレビューで確認します。

• 名前の表示は正しいか
• 改行位置が不自然でないか
• 数字や日付の形式が崩れていないか

この段階でチェックしておくと安心です。

5. 印刷、または個々のドキュメントに変換する

完成したら、そのまま印刷することもできますし、
**「個々のドキュメントの編集」**を選んで、1つのWordファイルとしてまとめて作成することもできます。

個々のドキュメントにすると何が起きる？

差し込み印刷のあと、**「個々のドキュメントの編集」**を実行すると、全員分の文書が1つのWordファイルにまとめて出力されます。

このとき、各人の文書はページ区切りではなく、セクション区切りで分かれていることがあります。

見た目は1人ごとに区切られていても、Word内部では「セクション1」「セクション2」…という形で管理されているため、印刷時には少し注意が必要です。

印刷時は「ページ」ではなく「セクション指定」が便利な場合もある

個々のドキュメントにしたあとで、特定の人の文書だけを印刷したいことがあります。

そのようなとき、単純にページ番号で指定すると、レイアウトや改ページの状況によって分かりにくいことがあります。
特に、1人分が複数ページにわたる文書では、ページ指定だけでは扱いにくい場合があります。

そこで便利なのが、印刷時のセクション指定です。

Wordの印刷画面では、設定によって**「s1」**のように入力して、セクション単位で印刷範囲を指定できることがあります。

たとえば、

• s1 … セクション1を印刷
• s2 … セクション2を印刷
• s3-s5 … セクション3からセクション5を印刷

といった使い方です。

差し込み印刷で作成した個別文書がセクションごとに区切られている場合、「この人の分だけ印刷したい」というときに便利です。

セクション指定を使うメリット

セクション指定には、次のような利点があります。

必要な人の分だけ印刷しやすい

再印刷や一部だけの出力がしやすくなります。

複数ページの文書でも管理しやすい

1人分が2ページ以上ある場合でも、ページ番号を数えなくて済みます。

ミスを減らしやすい

「何ページから何ページまでだったか」を確認する手間が減ります。

差し込み印刷を使うときの注意点

差し込み印刷は便利ですが、次の点は事前に確認しておくのがおすすめです。

Excelの見出しは分かりやすくする

「氏名」「住所」「所属」など、何の項目かすぐ分かる見出しにしましょう。

空白データに注意する

住所や建物名など、一部が空欄だと見た目が崩れる場合があります。

印刷前にプレビュー確認をする

差し込み結果は必ず確認して、誤字脱字やレイアウト崩れを防ぎましょう。

個々のドキュメントにしたあとの区切り方を確認する

ページ区切りなのか、セクション区切りなのかを把握しておくと、あとで印刷が楽になります。

まとめ

Wordの差し込み印刷を使えば、同じ形式の文書を相手ごとに自動作成でき、作業時間を大きく短縮できます。

特に、案内文や通知文をまとめて作る場面ではとても便利です。
さらに、個々のドキュメントに変換したあと、文書がセクションで区切られている場合は、印刷時に「s1」などのセクション指定を使うと効率よく印刷できることも覚えておくと実務で役立ちます。

差し込み印刷は一度流れを覚えると、繰り返し活用できる便利な機能です。
「毎回手入力していた」という方は、ぜひ活用してみてください。

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