教室ブログ

備品の表を作ったのですが、線や色を先に決め始めたら、何を入力する表なのかわからなくなりました。

まず「入力」「見やすく整える」「印刷前の確認」の順に分けよう。必要な中身を決めてから、表示形式や見出しの書式を整えると、直す場所を追いやすいよ。

町会で使う備品購入表なら、どんな項目に分けますか？

A1に品名、B1に単価(円)、C1に数量、D1に金額(円)を置こう。A2はノート、B2は180、C2は3。数値の180に「円」という文字を足さず、単位は見出しに書くと計算にも使いやすいね。

A3はファイル、B3は1200、C3は2。品名と金額を同じセルへまとめないんですね。

下の元データのとおり6行目まで入力しよう。D2を選んで =B2*C2 と入力しEnterで540を確認する。D2を選び直し、右下の小さな四角いフィルハンドルをD6まで下へドラッグして式をコピー。D7へ =SUM(D2:D6) を入力しEnterで合計7,040を確認しよう。今日は計算を複雑にせず、表を整える順番に集中するよ。

数字の間に空白を入れて桁をそろえる必要はありますか？

空白は入れないよ。セルの幅や配置、数値の表示形式でそろえよう。入力値がそろってから見た目を変えれば、見た目だけの問題と入力の間違いを分けて確かめられる。

ファイルの金額が2400のままで、少し読みにくいです。2,400へ入力し直しますか？

B2からB6までをドラッグして選び、Ctrl＋1で［セルの書式設定］を開こう。上の［表示形式］タブ、左の［分類］の［数値］を順に選ぶ。右の［小数点以下の桁数］を0、［桁区切り(,)を使用する］をオンにして［OK］。次にD2:D7を選び、同じ設定を繰り返そう。

B3が1,200、D3が2,400になりました。数量のC3は2のままです。

設定するのは単価と金額の範囲だよ。単価の列だけ直して金額を忘れたり、表全体に通貨の書式を付けて数量にも円を表示したりしないよう、選択範囲を見ておこう。セル内は2,400と見えても、数値は2400のままなので計算できる。

表示される数字を小数点以下0桁にすると、計算でも小数部分が切り捨てられるんですか？

表示の桁数と実際の値は別だよ。試すなら空白のF2へ12.5を入力してEnter。F2だけを選び、Ctrl＋1の［表示形式］→［数値］で小数点以下を0にして［OK］を押すと13と見える。F2を選び直して数式バーを見ると12.5のまま。確認後はF2を選んでDeleteキーで練習値を消し、［ホーム］→［クリア］→［書式のクリア］でF2の表示形式も戻そう。

見出しは、文字を太くしたり色を付けたり、1つずつ設定しますか？

A1からD1までをドラッグし、［ホーム］タブの［スタイル］グループで［セルのスタイル］の一覧を開こう。［タイトルと見出し］の［見出し 4］を選ぶと、見出しへ書式がまとめて付く。テーマで色は変わるので、見本と同じ色かより、明細と見分けられるかを確認しよう。

見出しに合う書式がまとまって付きました。数字の列まで選んでしまうと、そちらの書式も変わりますね。

選択範囲が大切だね。罫線も付けるならA1からD7までをドラッグし、Ctrl＋1で［セルの書式設定］を開いて［罫線］タブへ。左の［スタイル］で細い実線を選び、右上の［プリセット］の［外枠］と［内側］を順に押そう。プレビューで線を確かめて［OK］。これで表の外側と各セルの区切りに線が付くよ。

セルの書式設定にはタブがいくつもあります。何を変える場所か、整理したいです。

今回の桁区切りは［表示形式］、文字の太さは［フォント］、線は［罫線］、背景色は［塗りつぶし］。変えたいものを1つ決めてから開こう。設定を続けて試すときも、どの範囲へ何を変えたか確認して進めると戻しやすい。

D3だけ派手な色を付けてしまいました。数字を残して見た目を戻せますか？

D3をクリックし、［ホーム］タブ右側の［編集］グループで［クリア］の矢印を開き、［書式のクリア］を選ぼう。色や罫線、表示形式などが外れる。D3を選び直すと、数式バーの =B3*C3 と結果2400は残るよ。その後D3だけに、前の手順で桁区切りと罫線を付け直そう。

桁区切りも外れて2400に戻りました。色だけでなく、数値の見せ方も書式なんですね。

そう。［すべてクリア］なら内容まで消えるし、Deleteキーは内容を消して書式を残す操作だよ。今回は値と式を残したいから［書式のクリア］を選ぶ。もし目的と違ったら、直後にCtrl＋Zで戻してから操作名を確認しよう。

最後まで入力できて、表も読みやすくなりました。これで印刷して大丈夫ですか？

Ctrl＋Pで印刷画面を開こう。右側のプレビューで、D列の金額と合計7,040が同じページに収まっているか、下にあるページ表示で何ページに分かれるかを確かめる。右端が次のページへ送られていたら、左側の［設定］で用紙の向きを横に変え、右側をもう一度確認しよう。確認だけなら、左上の戻る矢印で表へ戻れるよ。

小さく縮めて1枚にすれば、どんな表でも読みやすくなりますか？

1枚になっても文字が小さすぎたら困るね。必要な範囲、列幅、用紙の向きを見直し、読める大きさを保つことも大切だよ。今回の表なら、品名と単価、数量、金額の対応を紙でも追えるか見てみよう。

色を何種類も付けるより、まず間違いがないか確かめる方がよさそうです。今回は何から見直しますか？

A列の品名と、同じ行の単価・数量が対応しているか見よう。ファイルは単価1,200円、数量2、金額2,400円だね。金額が合わないときは、色を直す前にD3の式が=B3*C3なのか、参照する行も確認しよう。

数字が全部見えないときは、表示形式を変更すれば直りますか？

幅が足りない場合もあるよ。品名が切れるなら、上端の列見出しAとBの境界を右へドラッグしよう。D列の数値が#####なら、列見出しDの右端を右へ広げて確かめる。値を打ち直さず、表示側を直すんだ。設定したセルを選び直して、数式バーにも元の内容が残るか見てね。

練習した表は、元の名前のまま上書きしておけばよいですか？

仕事の原本なら、練習を始める前に別名のコピーを用意しよう。最後は練習用とわかる名前で保存し、保存先も確認する。見た目が整うところだけでなく、どのファイルを直したのかも追えると、次回の作業を続けやすいよ。

もう一度自分でやるなら、どこを確認すればよいですか？

練習用の表から、入力値と式を確認し、B列とD列へ桁区切り、見出しへセルスタイルを付ける。その後D3だけ書式をクリアして、式が残ることを確認しよう。最後に必要な書式を戻してプレビューまで進めてね。

ノートは540円、ファイルは2,400円、合計は7,040円。書式を変えても計算は変わりませんでした。

入力、見せ方、出力の3段階を分けて確かめられたね。MOS Excel 365一般の公式範囲にも、数値の書式、書式設定ダイアログ、セルスタイル、書式のクリアが含まれる。操作名だけでなく、何を選び、何が残ったかまで確かめる練習につながるよ。