教室ブログ

先生、商品番号を「1-3」と入れたのに、Enterを押したら「1月3日」のような日付になりました。入力を間違えたんでしょうか？

入力した形をExcelが日付として受け取った可能性があるよ。「1-3」が日付なのか、商品を見分ける番号なのか、元の資料から確かめよう。

商品のラベルに書いてある番号です。日付の計算には使いません。「1-3」のまま残したいです。

それなら入力先を先に「文字列」へ設定しよう。文字として扱う準備をしてから番号を入れると、日付への変換を避けられるよ。今日は新しい練習用ブックで試してみよう。

数字が入っているから、どちらも同じ設定でいいと思っていました。何が違うんですか？

日付は何日後かを計算したり、古い順に並べたりするために使う。一方、商品番号は品物を見分ける目印だね。同じ「1-3」でも、何を表すかによって扱いを決めるんだ。

見た目が似ていても、使い道が違うんですね。今回は「商品」と「商品番号」の2列に分けます。

A1に「商品」、B1に「商品番号」を入れよう。A2:A4はノート・ペン・封筒。番号のB2:B4はまだ空白のままにしてね。後で順番に1-3、2-4、3-5を入れるよ。

A列の商品名だけ入力できました。B2を空けておくのは、先に設定するためですね。

そうだね。会社の既存表で試す前に、同じ形の架空データで確認すると、ほかの項目を書き換えずに練習できるよ。

B2だけを選べばいいですか？ 商品番号は3件とも入力したいです。

今回はB2:B4を選ぼう。B2からB4までドラッグし、選択範囲が番号を入れる3セルになっているか確認してね。見出しのB1や、商品名のA列は選ばなくてよいよ。

B2:B4を選びました。次はどのタブを開きますか？

B2:B4を選んだまま［ホーム］タブをクリックし、［数値］グループを探そう。％や桁区切りのボタンの上にある、通常「標準」などと出るボックスの右端の▼をクリックする。一覧を下へ見て［文字列］をクリックし、ボックスの表示が「文字列」になれば設定完了だよ。

一覧が「文字列」になりました。このままB2へ1-3と入力してEnterですね。

続けてB3をクリックして2-4を入力しEnter、B4をクリックして3-5を入力しEnterを押そう。ハイフンは半角。確定後にも1-3、2-4、3-5のままか、元資料と1件ずつ比べてね。

3件ともハイフン付きのまま表示されています。先に設定すると、入力後の姿が違うんですね！

さっき日付になったセルも、今から「文字列」に変えれば戻りますか？

表示形式を変えるだけでは、元の番号には戻らないよ。日付として保存された内容は、元の「1-3」という番号と同じではないんだ。別の数値が見えても、それを元番号だと思って使わないようにしよう。

じゃあ、見た目だけハイフンの形へ直しても、合っているとは言えないんですね。

元の資料で正しい番号を確認しよう。B2が1-3ならB2をクリックし、先ほどの［ホーム］→［数値］の一覧で［文字列］を選ぶ。その後に1-3を入力し直してEnterを押し、元資料と照合する。入力した直後ならCtrl＋Zで戻せる場合もあるけれど、既存データは推測で直さないでね。

今回はラベルに1-3と書いてあるので、それを見て再入力します。元の番号が分からない場合は、担当の人に確かめるんですね。

別の表で、番号を一つだけ入れたいときも、同じ設定をするんですか？

別の空きセルD2で試すなら、D2をクリックし、先頭に半角のアポストロフィを付けて「'1-3」と入力してEnterを押そう。セル上は通常「1-3」と表示され、文字として扱われるよ。今回のB列の完成例は、そのまま残して比べられるね。

最初の記号は、画面に見せたい番号の一部ではないんですね。空白を前に入れる方法とは違いますか？

うん。空白を足すと、その空白がデータに残って検索や照合へ影響することがある。今日は文字列設定か半角アポストロフィのどちらかで練習しよう。大量の入力なら、対象の範囲を先に設定すると管理しやすいね。

文字列で入力したセルに、緑の印が出ることはありますか？

内容によって、文字として保存された数値などの確認が出る場合があるよ。印を消すために一律に数値へ変える前に、番号として残す目的を確かめよう。左右の寄り方だけで中身を決めつけないことも大切だよ。

完成した表を見直します。ノートが1-3、ペンが2-4、封筒が3-5。元資料と3件とも同じです。

B2を1回クリックし、表の上にある「fx」の右側の数式バーを見よう。ここにも1-3と出るか確かめる。続けてB3とB4もクリックして、2-4、3-5を照合しよう。少数の入力を確認してから先へ進むと、変換に気付きやすいよ。

練習をもう一度するときは、空いているD2:D4を先に文字列にして、同じ番号を入れればいいですか？

その場合はD2:D4をドラッグして選び、先ほどの［ホーム］→［数値］の一覧で［文字列］を選ぼう。D2へ1-3、D3へ2-4、D4へ3-5を入れ、それぞれEnterで確定する。B列と同じ並びかを比べてね。既存の数式や入力ルールがある列は使わず、新しい練習用ブックの空き範囲で試そう。

次からは、数字が変わったら入力ミスだと思い込む前に、日付なのか番号なのかを確かめます。

その考え方で進めよう。今回の要点は、番号を入れる前に文字列へ設定すること、変換後は元資料に照合して入れ直すことだね。設定だけでなく、正しい番号が残ったかまで確認できたよ。