教室ブログ

先生、社員番号を「0123」と入れたのに、Enterを押すと「123」になりました。0だけ消えてしまいます。

標準の設定では、Excelが数の123として扱うことがあるんだ。社員番号のように、その並びを残したいものは、入力前にセルの表示形式を「文字列」へ変える方法があるよ。

計算に使う数と、人を見分ける番号は、同じように入れないほうがよいんですね。

そう。まず今回は「0123」という番号そのものを保存する練習をしよう。そのあと、数値123を4桁に見せる方法との違いも確かめるよ。

A1から、氏名・社員番号・数値の比較・郵便番号の4列を用意しよう。練習用の架空の番号だよ。B2:B6とD2:D6には、まだ番号を入力しないでおこう。

名前だけ先に入れました。B列の社員番号はどう設定しますか？

B2からB6までドラッグして選び、Ctrlを押したまま数字の1を押そう。［セルの書式設定］の上側にある［表示形式］タブを開き、左側の［分類］の一覧を下へ見て［文字列］をクリックする。右下の［OK］で閉じたらB2をクリックし、半角で0123と入力してEnterを押そう。

今度は「0123」のままです！ B3へ「0008」と入れても、0が3つ残っています。

番号の並びを保てたね。B4へ1042と入力してEnter、B5へ0056と入力してEnter、B6へ0201と入力してEnterを押そう。元の番号と1文字ずつ一致するかまで確かめるとよいよ。

緑の三角や注意の表示が出る場合は、直す必要がありますか？

文字列として保存した数字を、確認対象として知らせる場合がある。今回は番号を文字列で残す目的だから、理由を確かめずに「数値に変換」は選ばないでね。数値へ変えると、0を残したい目的と合わなくなることがある。

左揃えなら文字列、右揃えなら数値、と決めてよいでしょうか？

揃え方は後から変えられるので、見た目だけでは決められないよ。選んだセルの設定や、数式バーの内容も確認しよう。今回は文字列へ設定してから入力した、という手順も手がかりになるね。

「0000」という設定でも0を出せると聞きました。どちらを使っても同じですか？

比較用にC2へ123、C3へ8、C4へ1042、C5へ56、C6へ201と入力し、それぞれEnterで確定しよう。次にC2:C6をドラッグして選び、Ctrl＋1。［表示形式］タブの左の［分類］で［ユーザー定義］を選ぶ。右側の［種類］欄をクリックして元の内容を0000に置き換え、［OK］を押そう。

C2が「0123」、C3が「0008」に見えます。B列と同じになりました。

確定後にB2を1回クリックし、表の上の「fx」の右側にある数式バーを見ると0123。次にC2をクリックすると、セルは0123でも数式バーは123だね。B2は番号の文字列0123、C2は数値123を4桁に見せた表示なんだ。

別のシステムへ番号を渡すなら、見えている0だけを頼りにできませんね。

そのとおり。Excel内で数値を決まった桁数に見せたい場合は表示形式が使える。ただ、番号の文字を保ちたいのか、受け渡し先が何を求めているのかで選ぼう。見た目が同じだから保存される内容も同じ、とは考えないことが大切だよ。

すでに123になったセルを文字列へ変えれば、0123に戻りますか？

設定の変更だけでは、消えた0の個数はわからないんだ。元が0123だったのか、00123だったのか、123で合っていたのかは、今の数値だけでは判断できない。まず名簿や元のデータで、正しい番号と桁数を確かめよう。

4桁とわかっている場合だけ、0123と判断できるんですね。

全員が4桁という正式なルールと元の番号を確認できるなら、それに沿って修正できるよ。元資料で0123と分かったB2なら、B2を選んでCtrl＋1→［表示形式］→［文字列］→［OK］のあと、0123を入力し直してEnter。設定だけで復元できたとはせず、元資料と照合しよう。

表示形式0000で0123に見せれば、元に戻ったとは言えませんか？

4桁に見せる設定をかけた、というところまでだね。元の番号を確かめた証拠にはならない。修正したあとも、元の一覧との一致を見ておこう。大量の番号なら、一部だけ合うことを確かめて全部正しいとしないことも大切だよ。

郵便番号も同じ考え方でよいですか？

D2:D6をドラッグして選び、Ctrl＋1→［表示形式］タブ→左の［分類］の［文字列］→［OK］と進もう。D2をクリックし、半角で0123456と入力してEnter。D3にも0012345と入力してEnterを押し、先頭の0を含む7文字が元データと同じか見よう。

「012-3456」のように区切りを付けたい場合は、どうしますか？

文字列として残すなら、入力する文字にハイフンを含めるかを、提出先の決まりに合わせる。数値をExcel上で区切って見せるなら、ユーザー定義の000-0000という方法もあるけれど、保存される数値自体にハイフンが加わるわけではないよ。

提出先が「ハイフンなし7桁」なら、見やすさだけで勝手に付けないほうがよいですね。

そうだね。社員番号と郵便番号を同じ列で扱わず、列の役割ごとに、文字の並びと桁数を確かめよう。郵便番号の例は練習用なので、実在の住所との対応を示すものではないよ。

CSVで受け取った番号も、先にセルを文字列にしておけば安心ですか？

CSVをダブルクリックで開くと、Excel側の判断で数値などに変わることがある。別のブックの設定も引き継がれないよ。番号列を文字列に指定して取り込む方法は、今回の手入力とは別の手順になる。この記事では取り込み操作は行わず、元の番号と入力後の内容の照合を練習しよう。

入力だけでなく、取り込む時点にも気を付けるんですね。今回はまず手入力で確かめます。

それでよいね。新しいExcelには自動データ変換の設定もあるけれど、使える版や設定状態が違う。今回は、対象セルを選んで文字列へ設定する方法を基本にしておこう。

B2とC2はどちらも0123に見えますが、B2は文字列、C2は数値123ですね。

できたね。B3の0008、D2の0123456も、元データと一致するか確かめよう。MOSの学習では、今回の番号入力はセルの表示形式を理解するための補助練習として扱える。この記事だけで、公式の書式設定の範囲全体を学び終えたことにはならないよ。

次に0が消えたら、まず元の番号を確かめて、入力前の設定と保存する内容を見直してみます。