教室ブログ

先生、連絡メモが長くて、列を広げたら右側の「状態」が画面の外へ行ってしまいました。

メモを一定の幅で読みたいんだね。それなら「折り返して全体を表示する」を使おう。列の幅に合わせて、同じセルの中を複数行で表示できるよ。

文章を2つのセルに分けたり、行を追加したりしなくてもいいんですか？

今回は文章もセルの位置もそのままだよ。見せ方を変える操作だから、1件のメモを同じセルに残せる。担当者と状態の対応も、そのまま追っていこう。

記事末尾の元データを使い、A1:C6の表を用意しよう。A列が担当、B列が連絡メモ、C列が状態だよ。B列の列見出し「B」と「C」の境目を左へドラッグし、B2の「見積書を確認して先方へ連絡する」が途中で隠れ、C列は見える幅にしておこう。

B2だけでなく、下のメモもまとめて読みやすくしたいです。

それならB2からB6をドラッグして選ぼう。マウスが難しい場合は、数式バーの左にある名前ボックスへB2:B6と入力してEnterを押すと、その範囲を選択できるよ。

セルの中で文字を直している途中ですが、そのままボタンを押しますか？

先にEnterで入力を確定しよう。それからB2:B6を選び直すとよいね。セルの編集途中では、使えない操作や見え方の違うボタンがあるから、入力と書式の変更を分けて進めよう。

選べました。次はどのボタンですか？

B2:B6を選んだまま［ホーム］タブをクリックし、［配置］グループを探そう。揃え方のアイコンの右側、［セルを結合して中央揃え］の上にある［折り返して全体を表示する］を1回クリックする。B列の幅を変えず、同じセルの中で複数行になるよ。

メモが何行かに分かれました。でも、B2の下のほうがまだ見えません。

折り返しは設定できているね。今度は縦の広さ、行の高さを確認しよう。行の高さが固定されていると、複数行になった文字を表示しきれない場合があるんだ。

列の幅だけでなく、行の高さも必要なんですね。

B2:B6を選び直し、［ホーム］タブの右寄りにある［セル］グループで［書式］をクリックしよう。［挿入］［削除］の右側だよ。開いた一覧の［セルのサイズ］にある［行の高さの自動調整］をクリックすると、2～6行目の高さがすぐに変わる。B2の末尾まで読めるか見よう。

「連絡する」まで読めるようになりました。同じ行の担当や状態のセルも、高さが変わっています。

行の高さは行全体で共通だからね。文字を折り返す設定は選んだセルへ、行の高さの変更はその行全体へ効く。この違いを見ておくと、表の変化がわかりやすいよ。

私の画面では、図と少し違う場所で次の行へ移っています。操作を間違えたのでしょうか？

同じ文章でも、列幅や文字サイズによって折り返す位置は変わるよ。図と同じ行数かどうかより、文章の最後まで読めることと、列の幅を保てていることを確かめよう。

B列を少し狭めたら、メモの行数が増えました。入力した文章自体は変わっていません。

B2を1回クリックし、表の上にある「fx」の右側の数式バーを見よう。元の文章が残っているね。列幅を変えたあとに文字が隠れたら、B2:B6を選び直し、先ほどの［ホーム］→［セル］→［書式］→［行の高さの自動調整］をもう一度使おう。

短い商品名なら、1行にしたいこともあります。

そのときは列幅を調整する方法も候補だよ。短い名前を1行で読むのか、長いメモを幅の中で読むのか。目的で選んでよいんだ。

このメモをもう一度1行表示へ戻したい場合は、文字をつなぎ直しますか？

自動の折り返しだけなら、B2:B6を選び直して［ホーム］→［配置］の［折り返して全体を表示する］をもう一度クリックすると解除できるよ。行が高いままなら、同じ範囲で［ホーム］→［セル］→［書式］→［行の高さの自動調整］を使う。文章を打ち直す必要はないんだ。

前にAlt＋Enterでも、セルの中を2行にしたことがあります。今回と同じですか？

似て見えるけれど、役割が違うよ。自動の折り返しは列幅に応じて表示を分ける。Alt＋Enterは、セルを編集し、カーソルを置いた場所に改行を入れる操作なんだ。

「見積書を確認して」の後で必ず改行したいなら、Alt＋Enterなんですね。

別に試すなら、B2をダブルクリックして編集し、「見積書を確認して」の直後をクリックしてAlt＋Enterを押す。Enterで確定し、B2の中で改行されたか確かめよう。今回の自動折り返しの練習では、改行を加えずに進めてよいよ。

Enterだけでは、次のセルへ移ることがありますね。折り返しのために行を増やす必要もないとわかりました。

うん。メモの途中を別のセルへ分けると、担当者との対応が追いにくくなることもある。1件の情報を同じ行で扱いたいなら、その構造を保ったまま読みやすくしよう。

職場の表では、同じ操作でも文字が全部出ないセルがありました。

複数のセルを結合した場所では、自動調整だけでは収まらないことがある。手で高さを広げるなら、シート左端の行番号「2」と「3」の間の横線にマウスを合わせ、上下の矢印になったら下へドラッグしよう。文章の末尾が見える位置で離す。既存の結合は、ほかの項目への影響を見ずに解除しないでね。

見た目を直す前に、表の設定も確かめるんですね。印刷する表では、どこを見ればよいですか？

Ctrl＋Pを押すと印刷画面が開く。右側のプレビューでメモの末尾を見て、下に表示されるページ数も確認しよう。印刷はせず、Escで表へ戻れるよ。表では上から順に、担当と状態の組み合わせが変わっていないかも確かめよう。

今回は、B2の最後の「連絡する」まで見えて、C2の「未着手」も残っています。

できたね。次はB3からB6も同じように読めるか見てみよう。メモを少し長くして折り返し方を確認する練習もよい。試したあとは元の文へ戻しておくと、図と照合できるよ。

MOSでも、ボタンを押しただけで終わりにしないほうがよさそうですね。

MOS Excel 365一般の公式範囲には、セル内のテキストを折り返して表示する操作が含まれるよ。行高まで確認すると、見え方を調整する練習につながる。どのセルを選び、何を変え、最後まで読めたかを確かめよう。