教室ブログ

• 2026-10-13
• パソコン初心者 , 仕事に役立つパソコン

こんにちは！パソコン教室わかるとできる高島平校インストラクターの浅木です。

メールで届いた20ページの手順書から、提出期限を探す。最初のページからスクロールしているうちに、今どこを見ているのか分からなくなることはありませんか。急いでいると、見つけた日付が自分の対象なのかを確かめる前に、メモしてしまうこともあります。

PDFをMicrosoft Edgeで開いているなら、Ctrl＋Fで文書内の語句を検索できます。ただし、言葉が見つかることと、必要な情報を正しく読めることは別です。検索で候補へ移動し、前後の条件を読んで、ページ位置を残す。この順番なら、長い資料も少しずつ確認できます。

今回はWindows版Edgeを使い、架空の手順書から「提出期限」を探す場面を例にします。PDFの編集や、複数のPDFをまとめる作業は行いません。

まず、今開いているものが目的のPDFかを確認

最初に、資料の名前と表紙の内容を確認しましょう。似た名前の「申込案内」と「記入例」を開いていたり、前年の資料を見ていたりすると、検索操作が合っていても必要な答えにはたどり着きません。発行日や対象年度が載っていれば、それも手掛かりになります。

EdgeにはWebページもPDFも表示されます。検索結果のWebページに「PDFのダウンロード」というリンクがある場合は、そのページを眺めているだけではPDF本文を開いたことになりません。PDFのページが表示され、ページ数や表示倍率などの操作があることを確かめます。

練習に使う資料は、公開されている案内など、内容を扱ってよいものにします。会社の資料で試す場合も、職場で決められた閲覧方法や保管先を使いましょう。

Ctrl＋Fで、まず短い言葉を探します

目的のPDFを開いた状態で、Ctrlキーを押しながらFキーを押します。検索欄が開いたら、「提出期限」と入力してみましょう。文字列が見つかると、該当部分へ移動し、一致した箇所が分かる表示になります。

検索欄の位置やボタンの見え方はEdgeの更新によって異なる場合があります。大切なのは、Web全体を調べるアドレスバーではなく、今の文書の中を探す検索欄へ入力することです。アドレスバーに入力すると、別のWeb検索へ移ってしまうことがあります。

長い質問文をそのまま入れるより、「提出期限」「受付」「必要書類」のように、資料の中にありそうな短い言葉から始めます。これは答えを自動で判断してもらう操作ではなく、同じ言葉がある場所を探す操作です。

一致した箇所は、前後の文も読みます

例えば検索先に「提出期限は10月20日」と書かれていても、その直前に「郵送の場合」とあるかもしれません。オンライン申請の期限は別の段落に載っている可能性があります。検索で強調された言葉だけを拾うと、この条件を見落としやすくなります。

架空の練習例として、「郵送の提出期限は10月20日必着、オンライン申請は10月22日まで」という文を考えてみましょう。郵送する人が確認すべきなのは20日と「必着」の組合せです。22日という数字を見つけただけでは、郵送の答えになりません。これらの日付は説明用で、実際の申込日程ではありません。

同じ語句が何か所も見つかったら、検索結果の次へ進むボタンなどで順に確かめます。目次や記入例にも同じ言葉が登場することがあります。最初の一致箇所だけで決めず、本文の説明、注記、自分の対象という3点を読み合わせましょう。

ページ位置を控えると、もう一度確認しやすい

必要な箇所を見つけたら、資料名とページ位置、見出しを短くメモします。「申込手順書の8ページ、郵送の提出期限」と残しておけば、別の人へ確認するときも場所を伝えやすくなります。日付だけのメモより、後で読み直す手掛かりが増えます。

EdgeのPDF表示には、ページ番号を使って移動する機能があります。ページ番号の入力欄がある場合は、戻りたいページを指定して移動できます。目次が用意されたPDFなら、目次から該当する見出しへ進む方法もあります。

ここで気を付けたいのが、画面に出るページ番号と、紙面に印刷された番号の違いです。表紙が数えられるかどうかなどで、表示上の8ページが紙面の「7ページ」に当たる場合があります。相手に伝えるときは「画面の8／20、紙面では7ページ」のように分けると行き違いを減らせます。

読みやすい倍率に変えることも役立ちます。ただし、拡大は文字の表示を大きくする操作です。語句を探す検索や、別のページへ移る操作とは分けて覚えると、画面の中で迷いにくくなります。

検索で見つからないときに確かめること

結果が0件でも、すぐに「この資料には書いていない」とは決めないでください。「提出期限」ではなく「申込締切」と書かれていれば、言葉を変える必要があります。入力間違いがないか確認し、「提出」「期限」など短い語へ変えるのも一つの方法です。

また、紙をスキャンしたPDFには、文字に見える部分が画像として入っているものがあります。検索用の文字情報がない場合、そのままでは語句が見つからないことがあります。文字認識、いわゆるOCRが済んでいれば、スキャンした見た目でも検索できる場合があります。

文字をドラッグして選べるかどうかは、確認の手掛かりになります。ただし、それだけですべての原因が分かるわけではありません。検索できないからと同じ操作を繰り返すより、目次やページ移動を使う、資料を送った相手に場所を確認する、といった別の進め方もあります。

1か所探して、読み直すところまで練習

練習では「必要書類を1つ見つける」など、小さな目的を決めます。語句を検索し、前後の説明を読み、ページ位置をメモ。その後いったん別のページへ移り、メモを頼りに同じ箇所へ戻ってみましょう。見つけた答えと、その根拠の場所を自分で確認する練習になります。

見つけた文字を速く拾うことだけが目的ではありません。「誰に向けた説明か」「いつの資料か」「例外がないか」を一緒に確認できると、仕事で受け取る案内を落ち着いて読めるようになります。

次に同じ資料を開いたときも、検索語と確認した場所をセットで思い出してみてください。最初に見つけた答えを覚えるだけでなく、必要な情報へ自分で戻れるかを試すことが、資料を扱う練習になります。

高島平校では、パソコンの基本操作や資料の扱い方を、普段の困りごとに合わせて学ぶ相談ができます。高島平・板橋区周辺で「届いた資料の読み方から確かめたい」という方は、使っているアプリや、どこで迷うかをお聞かせください。実際の社内資料を持ち込まず、公開資料や架空の例でも練習できます。

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