Excelテーブルの集計行で合計を自動計算する方法｜MOS対策
こんにちは！パソコン教室わかるとできる高島平校インストラクターの浅木です。
売上一覧の末尾にSUM関数で合計を作ったものの、フィルターで「備品」だけを表示しても全商品の合計が残り、見ているデータと数字が合わない。そんな経験はありませんか。
Excelの表をテーブルに変換し、「集計行」を表示すると、合計・平均・件数などを列ごとに選べます。フィルターで絞り込んだ場合は、表示中の行に合わせて集計結果が変わります。今回は小さな売上一覧で流れを確認します。
まず見出し付きの一覧を用意します
A列からD列に、日付、区分、商品、売上金額が並んでいます。途中に空白行や空白列は入れず、1行目を見出しにします。
テーブルへ変換する前に、見出しが重複していないか、同じ列に同じ種類のデータが入っているかを確認します。売上金額の列に「未定」などの文字が混ざっていると、集計の意味が分かりにくくなります。
表の中を選び、テーブルへ変換します
一覧内のセルを一つ選び、［挿入］タブの［テーブル］を選びます。表示された範囲がA1:D7になっていることと、［先頭行をテーブルの見出しとして使用する］にチェックが入っていることを確認してOKを選びます。
テーブルになると見出しにフィルターボタンが付き、行に交互の色が設定されます。見た目が変わるだけでなく、新しい行の追加や数式のコピー、集計を管理しやすくなる機能です。
［集計行］をオンにします
テーブル内のセルを選ぶと、リボンに［テーブル デザイン］タブが表示されます。［テーブル スタイルのオプション］にある［集計行］へチェックを入れます。
テーブルの最下部に集計行が追加されます。売上金額列の集計セルを選び、ドロップダウンから［合計］を選ぶと、今回の全6件では21,300円になります。
環境やテーブルの状態によって、最初に別の集計方法が表示されることがあります。結果だけを見ず、ドロップダウンで「合計」が選ばれているか確認しましょう。
集計行ではSUBTOTAL関数が使われます
集計セルを選ぶと、数式バーには次のような式が表示されます。
=SUBTOTAL(109,[売上金額])
テーブル名などの表示は環境により異なる場合がありますが、SUBTOTAL関数で売上金額列を集計します。109は、非表示行を除外して合計する集計方法を表す番号です。
手でこの式を暗記して入力しなくても、集計行のドロップダウンから合計を選べます。最初は画面操作で設定し、数式バーを見て「集計行の裏ではSUBTOTALが使われている」と確認すれば十分です。
フィルター後は表示中の行だけを合計します
区分列のフィルターで「備品」だけを表示します。備品はUSBメモリ1,800円、テンキー2,400円、PCスタンド4,500円の3件なので、集計行は8,700円に変わります。
通常のSUM関数でD2:D7を合計すると、フィルターで非表示になった行も含む21,300円のままです。集計行なら、画面に表示している対象と合計を合わせて確認できます。
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平均やデータの個数も選べます
集計行のドロップダウンには、合計だけでなく平均、データの個数、最大値、最小値などがあります。売上金額の平均を見たい場合は［平均］、商品名の入力件数を確認したい場合は［データの個数］を選べます。
列の意味に合う集計方法を選びます。商品名を合計することはできませんし、売上金額の件数と合計金額では意味が違います。「この数字で何を判断したいか」を決めてから集計方法を選びましょう。
集計行をデータ行として入力しないようにします
テーブルの末尾へ自分で「合計」と入力した行と、機能として表示した集計行は別物です。集計行をオンにした状態では、その行のドロップダウンで計算方法を管理します。
新しい売上を追加するときは、集計行の直前へデータを入力するか、テーブルを拡張します。追加した行がテーブル範囲に含まれているか、フィルターボタンや行の書式で確認します。
MOS Excel 365ではテーブルの管理も学習範囲です
Microsoft公式のMO-210技能一覧には、テーブルの作成、テーブルデータの管理、集計行の設定などが含まれます。技能一覧への記載は、試験で必ず出題されることを保証するものではありません。
資格学習では、表をテーブルへ変換するだけでなく、指定された集計方法を選び、フィルター後の結果を確認するところまで練習します。［テーブル デザイン］タブはテーブル内を選んだときに表示されることも覚えておきましょう。
練習では全件と絞り込み後の2つを確認します
最初に全6件の合計21,300円を確認し、次に備品だけへ絞って8,700円になることを確かめます。その後フィルターを解除し、元の合計へ戻るかも見ます。
一つの結果だけでは、集計方法が正しいか判断しにくいことがあります。表示件数と合計の両方を変えてみることで、集計行の動きを理解できます。
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