ExcelのLEN関数で文字数を数える方法｜余分な空白の確認にも
こんにちは！パソコン教室わかるとできる高島平校インストラクターの浅木です。
商品コードを検索しても見つからない、同じ名前に見えるのに照合できない。そんなときは、セルの先頭や末尾に余分な空白が入っていることがあります。見た目だけで探すのは難しいため、文字数を数えると違いを見つける手がかりになります。
ExcelのLEN関数は、指定したセルに含まれる文字数を返します。今回は8文字で統一する商品コードを例に、正しい行と確認が必要な行を見分けます。
見た目だけでは分かりにくい違いがあります
B列には商品コードが並んでいます。正しい形式はPC-12001の8文字です。一部のセルには、末尾の空白、先頭の空白、ハイフンの不足などを入れています。
セルの幅が狭いと末尾の空白はほとんど見えません。式の結果が合わないときに、人の目だけで「同じデータ」と決めつけず、文字数や数式バーを使って確認します。
LEN関数の式はセルを一つ指定します
D2セルに次の式を入力します。
=LEN(B2)
結果は8です。LENはlength（長さ）を表し、B2に入っている文字列の長さを返します。式を下へコピーすると、各商品コードの文字数を同じ列で比較できます。
関数の引数はB2だけなので、初めてでも入力しやすい式です。ただし「結果が8だから内容も正しい」とまでは判断できません。LEN関数が分かるのは文字数であり、文字の種類や順番が正しいかは別に確認します。
空白も1文字として数えられます
末尾に空白があるPC-12002 は、画面上では正しいコードに見えますが、LEN関数の結果は9です。先頭に空白がある PC-12006も9になります。
Microsoftの説明では、LEN関数は文字、数字、記号に加えてスペースも数えます。余分な空白を直接削除する関数ではありませんが、「どの行に違いがありそうか」を見つけるチェック列として使えます。
空白を修正する場合は、元データの意味を確認してから作業します。住所や氏名など、必要な区切りとして入れた空白まで一括で消さないようにしましょう。
全角も半角も1文字ですが、同じ文字ではありません
ＰＣ-12003の先頭2文字は全角です。LEN関数の結果は8で、半角のPC-12003と同じ文字数になります。つまりLEN関数だけでは全角・半角の違いを判定できません。
文字数チェックは万能な正誤判定ではなく、確認対象を絞るための一つの方法です。文字数が期待値と異なる行は確実に確認し、文字数が合う行もコードの書式や入力規則と照らし合わせます。
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LENB関数との違いに注意します
ExcelにはLENB関数もありますが、文字数を数える目的なら、まずLEN関数の基本を押さえましょう。使用環境や設定によってバイト数の扱いは分かりにくくなるため、「商品コードは8文字」という今回の確認にはLENを使います。
インターネットの記事から式をコピーするときは、LENとLENBを取り違えていないか、参照セルが自分の表に合っているかも確認してください。
条件付き書式と組み合わせる前に結果列で確かめます
慣れると「文字数が8ではないセルを色付けしたい」と考えるかもしれません。条件付き書式でLENを使う方法もありますが、最初はD列へ文字数を表示し、どのデータが何文字なのかを目で確かめる方法がおすすめです。
結果列を作れば、並べ替えやフィルターで8以外だけを表示できます。式の意味を理解してから自動的な色付けへ進むと、設定の間違いにも気づきやすくなります。
MOS Excel 365の学習にも役立つ文字列関数です
Microsoft公式のMO-210技能一覧には、LENを含む文字列関数を使って文字を整形する項目があります。技能一覧への記載は、試験で必ず出題されることを保証するものではありません。
資格学習では、完成した式を覚えるだけでなく、「このセルの文字数を返す」「空白も数える」と説明できるようにします。式をコピーした後、参照先がB3、B4と変わっているかを確認することも大切です。
3種類のデータで練習してみましょう
正しい8文字、先頭に空白がある9文字、ハイフンがない7文字を自分で入力し、=LEN(B2)を下へコピーします。期待する結果を先に紙へ書いてからExcelの表示と比べると、関数の働きを理解しやすくなります。
次に、全角の文字を含む8文字も加えます。「文字数が同じでも表記が同じとは限らない」と確認できれば、実務のデータチェックに応用しやすくなります。
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