仕事の画面を2つ並べたい方へ｜資料を見ながら入力するWindowsの基本
こんにちは！パソコン教室わかるとできる高島平校インストラクターの浅木です。
PDFの名簿を見ながらExcelへ入力する、メールの内容を確認しながらWordへまとめる。仕事では、二つの画面を行き来する作業があります。片方を開くたびにもう片方が隠れると、どこまで入力したのか分からなくなり、同じ行を見失うことがあります。
Windowsでは、二つのウィンドウを左右へ並べて表示できます。一台の画面でも、資料を左、入力する表を右に置けば、何度も切り替える回数を減らせます。最初に使う二つを決め、片方ずつ画面の端へ移動するのが基本です。
先に、並べたい二つを決めます
パソコンには、ブラウザ、メール、PDF、Excel、Wordなど複数の画面が開いていることがあります。すべてを並べようとせず、今の作業で見る資料と入力先の二つだけを選びます。
たとえば、左にPDF、右にExcel。左にメール、右にWordという組み合わせです。入力が終わった後に保存先を確認するなど、作業の区切りで必要な画面を入れ替えます。
マウスで左右へ並べる基本手順
- 一つ目のウィンドウ上部を持ち、画面の左端へ移動します。
- 左半分に収まる表示が出たら、マウスを離します。
- 右側に表示したい二つ目のウィンドウを選びます。
- 境目を動かし、資料と入力欄の両方が見える幅へ調整します。
Windowsの種類や設定により表示は少し異なります。操作中に画面が最大化されたり、思わない位置へ移動したりしても、ウィンドウ上部をもう一度持って動かせます。
仕事では「見えること」より「間違えにくいこと」を優先します
左右に並べても文字が小さすぎる場合は、無理に二つを同じ幅へする必要はありません。資料側を少し広くする、入力する行だけ拡大する、作業を少ない件数に分ける方法があります。
入力元の一行を読み、入力先の同じ項目へ入れ、元の資料へ印を付ける。こうした作業順を決めると、画面を並べる効果が高まります。画面配置だけで入力ミスがなくなるわけではないため、数件ごとに元資料と照合しましょう。
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画面が狭いときに起こりやすいこと
ノートパソコンの小さな画面では、左右へ並べると列名や文章が途中で隠れることがあります。その状態で無理に入力すると、隣の項目へ入れてしまうかもしれません。
資料を拡大しすぎて横方向へ動かす回数が増える場合は、必要な部分だけ表示する、上下に並べる、紙へ印刷して照合するなど、別の方法も考えます。大切なのは、機能を使うことではなく、間違えにくい作業環境を作ることです。
元の大きさへ戻す方法も一緒に覚えます
作業が終わったら、ウィンドウ上部を動かしたり、最大化のボタンを使ったりして元の見え方へ戻せます。並べる操作だけ覚えて、戻し方が分からないと不安になるため、始めと終わりを一続きで練習しましょう。
入力後は、ExcelやWordを保存してから閉じます。資料側も、会社の決まりに従って閉じる、保存する、削除するなどを確認します。
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高島平校では、Windowsの基本操作からWord・Excelなどの仕事で使う操作まで、自分のペースで学べます。画面を並べることだけでなく、資料を開く、入力する、保存する、元に戻す流れをまとめて確認できます。
転記の最後に、入力元と入力先を照合します
画面を左右に並べると作業は見やすくなりますが、入力内容が正しいとは限りません。氏名や住所などの個人情報を練習に使わず、実際の仕事では職場の確認手順に従います。件数、空欄、数字の桁を見比べ、どこまで確認したか分かるように区切りましょう。
同じ行を二度入力したり、一行飛ばしたりしやすい場合は、入力元の行と入力先の行を同じ高さに近づける、数件ごとに休止する、確認済みの位置を職場で許された方法で記録するなどの工夫があります。画面分割は、こうした確認をしやすくする道具として使うことが大切です。
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