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「削除」は不要なメールを完全に捨てる時に使います。広告のメールやスパムメールなど、二度と見なくてよいメールが対象です。「削除」されたメールは「ゴミ箱」へ移動し、30日後に完全に消去されます。操作は図1に示す通りです。

「アーカイブ」は対応が終了したメールを「記録として残しつつ、受信トレイから非表示にする」機能です。受信トレイからは消えますが、メール自体はGmail内に保存されています。左上の「≡」メニューにある「すべてのメール」から、いつでも検索・閲覧が可能です。操作は図2に示す通りです。

「ラベル」はメールに付けて分類・検索をし易くする時に使います。従来の「フォルダ」名に近い役割を果たしますが、最も異なる点は「1つのメールに複数のラベル（例：「仕事」と「会議」）を付けられる」点です。操作は図3に示す通りです。なお図3で「受信トレイ」にチェックが入っていますが、これはシステムが最初からチェックしている特別なステータスです。検索は左上の「≡」をタップして表示されるメニューにあるラベル名をタップして行います。

PCの場合は画面左側のメニューで「もっと見る」をクリックすると、「新しいラベルを作成」という項目が現れます。これをクリックして現れる図4の画面でラベル名を入力して作成します。作成したラベルは、Androidアプリでもメールに「付ける」ことが可能です。

従来のメールソフトの「フォルダにメールを移動する」という操作は、Gmailでは「ラベル」と「アーカイブ」の組み合わせで実現できます。

例えばメールに[JR]というラベルを付けます。次に、そのメールをアーカイブします。

「ラベル」を付けることにより、メールに「JR」という分類名が付きます。これを「アーカイブ」するとメールは受信トレイから非表示になります。左側のメニューから「JR」のラベルをクリックすると、そのラベルが付いたメールだけが一覧で表示され、フォルダに移動させたかのように見えます。この方法なら、受信トレイには「今対応が必要なメール」だけが残り、整理された状態を維持できます。

Gmailには、この2つの手順を一括で行う「移動」という機能が存在します（図3中央のメニュー）。この「移動」から特定のラベルを選択すると、「そのラベルを付け、かつ、自動的にアーカイブする」という一連の処理が一度に行われます。つまり、「移動」は「ラベル付け＋アーカイブ」を同時に行うショートカット操作です。こちらを使う方が手間なく簡単かもしれません。

Gmailは世界で最も利用されており、Androidでは標準アプリですが、その便利さを完全に活用できていない方も多いかもしれません。本コラムが、皆さんの受信トレイ整理の一助となれば幸いです。

今回ご紹介したGmailは「はじめてのアプリ講座〜Gmail編〜」で詳しく学ぶことができます。Gmailってなあに？と思っている方、なんとなく使っているという方だけでなく、より便利に使いこなしたい方にもおすすめの講座です。

また、Gmailはメールがネット上のクラウドという保管箱に保存されているため、スマホとパソコンのどちらからでも同じメールを確認できるのも大きな利点です。旅行先でスマホからメールを送り、帰宅してPCで返信内容をチェックする、といった使い方もできます。PCなら大きな画面で確認できるので、文字も写真も読みやすく見やすいです。PCとスマホ、両方をお持ちの方には大変便利です。

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ぜひ一度体験レッスンにお越しください。新しい発見がきっと見つかりますよ！😊