Excelの表を見やすく1枚に印刷するための設定
Excelで作った表を印刷したら、右端が次のページへはみ出したり、文字が小さくなりすぎたりした経験はありませんか。画面上できれいに見えていても、用紙の大きさや印刷設定によって結果は変わります。印刷前に確認する順番を覚えると、慌てず調整しやすくなります。
最初に印刷プレビューを確認する
いきなり印刷せず、まず「ファイル」から印刷画面を開き、プレビューを確認します。表の右端が切れていないか、ページ数が想定より多くないか、文字が読める大きさかを見ましょう。
必要のない空白列や離れたセルに文字が入っていると、印刷範囲が広がることがあります。表のどこまでを印刷したいのかを先に整理し、必要に応じて印刷範囲を設定します。
用紙の向き・余白・拡大縮小を順番に調整
横に長い表は、用紙を縦向きから横向きへ変えるだけで収まりやすくなります。次に余白を確認し、それでもはみ出す場合は拡大縮小の設定を使います。
Microsoftの案内では、ページ設定の拡大縮小で横1ページ・縦1ページに合わせる方法が紹介されています。ただし、行や列が多い表を無理に1枚へ収めると、全体が縮小されて文字が読みにくくなります。その場合は「横幅だけを1ページにして縦は複数ページにする」「表を分ける」といった判断も必要です。
改ページを使うと区切りを調整できる
複数ページで印刷する場合は、改ページを確認すると、どこでページが切り替わるか分かります。見出しの直前で分かれたり、合計行だけ次ページへ移ったりしている場合は、区切りを調整すると読みやすくなります。
Excelの印刷設定は、表の内容によって正解が変わります。印刷プレビューを見ながら「何を、どの大きさで、何ページにするか」を考えることがポイントです。
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